Avere più account email e gestirli utilizzando strumenti diversi (webmail, Thunderbird, ecc.) porta alla creazione di un pletora di contatti quasi sempre duplicati oppure con dettagli della stessa persona sparsi su più contatti. Se poi alla panoramica aggiungiamo i contatti della rubrica del cellulare, la situazione tipica è: numero di cellulare di mister X sulla rubrica del telefono, email personale nella rubrica di GMail ed email di lavoro nella rubrica dell’account di lavoro.

Gestire tutto ciò è un gran casino e anche pensare ad un salvataggio di backup non è cosa facile dato che spesso ci si tira dietro indirizzi email che non vogliamo avere (ad esempio, aver scritto una mail ad un professore utilizzando GMail implica che lo abbiamo salvato tra i nostri contatti).

Se, come nel mio caso, si hanno un iPhone, un Mac e un account su Google Apps o GMail, allora è possibile (e consigliabile) unire e tenere sincronizzati tutti i contatti. Erano anni che mi riproponevo di mettere a posto il tutto e con questa procedura finalmente ci sono riuscito, c’ho messo solo 4 giorni…. :s

Alcune osservazioni prima di cominciare

• Delle tre rubriche solo una deve essere mantenuta. Quindi il primo passo (direi il più lungo e noioso) è quello di copiare tutti i dati in una sola rubrica. Io consiglio di utilizzare l’Address Book di Mac OSX data la velocità e la comodità.
• Per rendervi la vita più facile, prima di cominciare la revisione, potete sincronizzare il Mac con l’iPhone (usando iTunes) e inserire in Address Book i contatti esportati da GMail, in questo modo potete selezionare più schede appartenenti alla stessa persona per poi unirle con CMD+Shift+|. Attenzione però: prima di unire le schede controllate che i numeri di telefono e le email abbiano una categoria (“casa”, “cellulare”, “lavoro”) e non “altro”. Infatti durante l’unione più numeri della stessa categoria sono permessi, mentre di quelli segnati come “altro” ne rimane solo uno, gli altri vengono eliminati.
• Esiste un’utility carina che permette di impostare le foto dei contatti direttamente dalle foto del profilo di Facebook (se risultano tra i vostri amici). L’utility è AddressBookSync.
• Per quanto riguarda GMail la sincronizzazione riguarda soltanto i “Contatti personali” e non le altre rubriche.
• Quando andrete a sincronizzare i contatti ricordatevi questa massima: “Delle tre, la più recente vince” (cit. A.C.). Ciò significa che i contatti potranno essere sincronizzati su ognuna delle tre applicazioni (Mac, iPhone, GMail), ma sarà l’ultima modifica fatta ad essere quella definitiva. Vi sembrerà ovvio ma vi faccio un esempio: se vi accorgete di aver fatto casino con la rubrica di GMail e decidete di eliminarla completamente per poi risincronizzarla con quella del Mac, alla prossima sincronizzazione non sarà la rubrica del Mac ad essere esportata su GMail, bensì GMail “dirà” a Mac di eliminare tutti i contatti (dato che l’eliminazione è stata cronologicamente l’ultima operazione). C’è un modo di ovviare a questo, che spiego più avanti.

Sincronizzazione tra Mac e iPhone

Questa è la parte più facile: Mac e iPhone non devono sincronizzare i contatti. Quindi attaccate l’iPhone al Mac, aprite iTunes (se non si apre da solo) e da Dispositivi > iPhone > Info togliete la spunta a Sincronizza contatti di Rubrica Indirizzi

Sincronizzazione tra Mac e Google

Bene, supponiamo che adesso la vostra rubrica su Address Book sia sistemata, la prima cosa da fare è entrare in GMail ed eliminare tutti i contatti personali. Se avete fatto bene il lavoro di unione su Address book non perderete nulla, ma se vi sentite più sicuri effettuate prima un’esportazione di backup da Google. Adesso la rubrica di GMail è vuota e quella del Mac piena, ma ci troviamo nella situazione precedentemente descritta in cui le ultime modifiche modifiche riguardano l’eliminazione. Quindi è fondamentale effettuare il backup della rubrica del Mac. Per farlo aprite Address book e selezionate dal menù: Archivio > Esporta > Archivio rubrica indirizzi. Salvate in un luogo sicuro e andate avanti.

Sempre dal menù di Address book selezionate Preferenze > Account > Informazioni account e mettete la spunta a Sincronizza con Google, inserendo i dati di accesso dopo aver premuto su Configura (nel caso in cui si tratti di Google Apps e non GMail inserite come username l’indirizzo email completo). Una volta terminato vedrete apparire sulla barra del Finder le due freccette circolari della sincronizzazione.

Icona di sincronizzazione nella barra dei menù

Cliccateci e selezionate Sincronizza adesso.Dato che il cambiamento riguarda più del 25% della vostra rubrica vi apparirà un messaggio che chiede la conferma per eliminare i contatti che erano presenti in GMail. Fatelo (tanto avete il backup appena salvato), dopodichè in Address book selezionate tutti i contatti ed eliminateli. Una volta terminato ripristinate il backup da Archivio > Importa e rilanciate la sincronizzazione con GMail. Questa volta il messaggio vi dirà che l’operazione sta per aggiungere i vostri contatti su Google.

Quando le frecce smetteranno di girare andate nella rubrica di GMail e controllate l’effettiva sincronizzazione.

Sincronizzazione tra iPhone e Google

Per la sincronizzazione si utilizza un account configurato per il Push (opzione Microsoft Exchange per l’utilizzo del push con GMail).

Se utilizzate un account Google Apps dovete innanzitutto attivare l’opzione dal pannello di controllo del dominio andando in Impostazioni servizio > Cellulare e mettendo la spunta su Attiva Google Sync.

A questo punto nelle impostazioni dell’iPhone, dal menù E-mail, contatti, calendari > Aggiungi account > Microsoft exchange create il vostro account Google seguendo questa guida. L’importante è che selezioniate l’opzione per sincronizzare i contatti e, quando vi viene chiesto, confermiate la cancellazione dei contatti presenti nell’iPhone (che tanto avete già salvato nel Mac).

Conferma prima di eliminare i contatti dall'iPhone

Una volta terminato attendete qualche minuto affinchè la sincronizzazione sia completa (se siete in WiFi ci metterà meno che non in 3G) e poi verificate andando nella rubrica dell’iPhone.

Se volete che i cambiamenti fatti su GMail o sul Mac siano immediatamente visibili sull’iPhone assicuratevi che i dati vengano scaricati in Push andando in Preferenze > E-mail, contatti, calendari > Scarica nuovi dati e attivando l’opzione Push, quindi in Avanzate e verificando che l’account abbia nuovamente l’opzione Push attiva.
Occhio che il Push consuma un sacco di batteria, io non lo uso ma faccio scaricare via rete ogni 30 minuti: la batteria dura molto di più e non si viene stressati ogni 2 minuti per ogni email che arriva :-)

Test e conclusioni

Per terminare fate un po’ di test cambiando, eliminando e aggiungendo dati da ognuna delle tre posizioni e verificando la corretta modifica nelle altre due. Ricordatevi sempre di fare i backup da Address Book sul Mac. Se riscontrate problemi inserite dei commenti e cercherò di aiutarvi. Anche se avete suggerimenti o miglioramenti vi prego di inserire un commento all’articolo. In particolare credo (e spero) che ci sia un modo migliore per effettuare la prima sincronizzazione senza dover per forza eliminare tutti i contatti e poi reimportarli dal backup, ma io non l’ho trovato :-)